Oficinas inteligentes ¿qué son y por qué hacen felices a los jefes y empleados?

Muchas personas sueñan con la búsqueda de tener “un trabajo que los haga sentir felices” dentro de esa idea es tener la oficina perfecta, muchos psicólogos recalcan que estar contentos con sus espacios es tan importante para las personas, como para los negocios.

La empresa estadounidense Steelcase, quien es el mayor fabricante de muebles de oficina del mundo y los han nombrado líder en innovación y diseño para entornos laborales, aseguran que tener oficinas inteligentes son cruciales para las organizaciones que quieren tener colaboradores felices y comprometidos con su organización, ya que hay una relación importante entre la satisfacción y el espacio físico.

“Las oficinas inteligentes son espacios diseñados para la concentración, socialización y colaboración que ayudan a las personas a encontrar las condiciones necesarias para hacer su trabajo sintiéndose plenos”, indicó Mario Cantón, director de Customer Experience de Steelcase México.

Creando espacios inteligentes de trabajo.

La tecnología está cada vez más presente en las empresas, a través de los smartphones, tabletas, sistemas para videoconferencias. Una revolución digital que se ha convertido en moda incluír en el diseño de las oficinas, tanto en las grandes compañías como en las pequeñas empresas. Las nuevas tecnologías se integran en muebles, lámparas, cortinas y cualquier accesorio. Las empresas buscan oficinas “modernas” y “futuristas”.

Las oficinas inteligentes empezaron a equiparse desde años atrás, grandes empresas tecnológicas como Google, Cisco, Panasonic entre otras tienen la filosofía de que los trabajadores deben de ser felices en su área de trabajo para ser más productivos, por lo que muchas empresas siguen los mismos pasos.

Las oficinas inteligentes se están convirtiendo en un fenómeno y es que en pleno 2019 las empresas que no tenga en cuenta la tecnología en sus oficinas estarán perdiendo puntos, aseguran los expertos. Muchos estudios confirman que unir tecnología y diseño de oficinas innovador hace más atractivo el espacio de trabajo.

Una de las primeras tecnologías que las empresas integran en las oficinas es la comunicación a distancia, es decir, las videoconferencias. De esta forma se potencia el trabajo colaborativo y pueden centralizarse las funciones de la sala de reuniones en un único dispositivo, como puede ser una tablet. También puede programarse para regular la intensidad de la luz, la altura de las cortinas, lo que se está proyectando en las pantallas, etc.

Para explicar a detalle este fenómeno, les definiremos las razones de por qué es importante contar con un espacio de trabajo inteligente y por qué con eso son más felices los colaboradores.

Cuestión de imágen corporativa.

El diseño y la tecnología no sólo son importantes para mejorar la funcionalidad de las oficinas, también lo son para proyectar una buena imágen de marca.  De hecho, es una parte muy importante del branding.  Una sala de junta que está conectada habla de que el presidente de la compañía se preocupa por la innovación. Aunque la mayoría de las empresas están inmersas en la introducción de nuevas tecnologías, las que aún no han entrado, no lo han hecho por falta de información sobre las ventajas que aportan los dispositivos electrónicos en la productividad laboral y la gestión empresarial. Entre las organizaciones que apuestan por los avances tecnológicos, destacan las multinacionales y las medianas empresas que trabajan con clientes extranjeros.

Diseño de oficinas centrado en el bienestar de los empleados.

Las empresas son cada vez más conscientes de la necesidad de cuidar a sus trabajadores. Y el diseño de oficinas es un factor fundamental. Muchas empresas como Google o Facebook son el referente para los empresarios y un sueño para los trabajadores. "Espacios para la relajación, sofás, zona de juegos, entre otras muchas cosas, diferenciadas de la zona de trabajo, que se han concebido como espacios semi-abiertos", menciona el estudio.

Es decir, que los trabajadores puedan mantener el contacto con sus compañeros, pero lo suficientemente "protegidos" para aislarse de ruidos y molestias y poder concentrarse en su trabajo. Por descontado, estas oficinas ideales también cuentan con la tecnología más adelantada, incluyendo todo tipo de dispositivos y aplicaciones que muchas veces son exclusivamente para los empleados de la empresa.

Mejoran la funcionalidad del negocio.

Porque las nuevas tecnologías y los servicios informáticos son perfectos como complemento al trabajo humano. De esta forma las empresas que incorporen estas herramientas conseguirán la automatización de tareas repetitivas y permitirán que el potencial humano se centre en labores más creativas y por tanto los beneficios de la empresa aumenten.

Conectas mejor con tus colegas.

El enfoque de los entornos conectados es reunir a las personas, los espacios y la tecnología de forma armónica, con el objetivo de que tanto la frustración, como la fricción entre colaboradores y sus herramientas sea cosa del pasado.

Esto quiere decir que habrá menos razones para discutir por falta de comunicación, perderás menos tiempo tratando de reunirte con tus compañeros o tus líderes, además de que habrá lugares donde te sentirás libre de conversar, tanto de trabajo como de otros temas que te saquen de la rutina. Ello, a largo plazo, se traduce en buenos resultados a nivel individual, entre los equipos, así como en toda la organización.

Sientes confianza para ser más creativo.

Las barreras para opinar y ser creativo son tanto físicas, como culturales. Parte del problema radica en que los entornos no logran inspirar ni propiciar la colaboración.

Esto no sólo te hace sentir insatisfecho con tu trabajo, sino que te hace perder la oportunidad de demostrar tu potencial y encontrar formas innovadoras de resolver los problemas comunes de tu puesto (lo que en consecuencia también detiene tu crecimiento). Una oficina inteligente procura crear inclusión, abriendo la puerta a una nueva cultura, donde las personas pueden sumarse a la conversación, ser escuchadas y ser más creativas.

La iluminación correcta mejora la concentración y la productividad.

Cuando se planea construir una oficina o crear un espacio de trabajo desde cero, siempre se piensa primero por el diseño, los muebles, la decoración, los colores, etc. Pero siempre dejando al último la iluminación por considerarlo como el menos importante o porque hay maneras de conseguir iluminación de una manera más económica.

Iluminar bien el espacio de trabajo es algo muy importante para que tu oficina sea un lugar cómodo para trabajar. Tus colaboradores pasan muchas horas al día en su puesto de trabajo, el cual si no está iluminado de una forma adecuada puede causar en ellos numerosos problemas o incomodidades:

- Cansancio.
- Fatiga mental.
- Problemas en la vista derivado de la fatiga en la visión.
- Migrañas y jaquecas.
- Estrés.
- Pérdida de concentración.
- Disminución de la productividad.

 Todo estará protegido.

Contar con un sistema de seguridad inteligente puedes controlar quien puede entrar a tu oficina con ayuda de la tecnología, monitorear ‍‍‍todo lo que sucede, dar acceso al personal únicamente en su hora de entrada, además de proteger el equipo y material de tu oficina con alarmas contra incendios hasta seguridad cibernética para proteger tus archivos digitales.

Conclusión.

Por todo ello, las empresas deben apostar por un entorno laboral “inteligente”, no solo referido al espacio físico sino el que permita crear experiencias en los empleados; además de continuar adaptándose a lo que demandan las nuevas generaciones como la flexibilidad y autonomía en el trabajo y evolucionar al ritmo marcado por la tecnología al tiempo que esas herramientas pasan a formar parte del día a día de los empleados con un único objetivo final: alcanzar su felicidad digital.

Contáctanos para más información sobre soluciones de gestión de energía, iluminación, seguridad y automatización en:  ahorro@zegens.com  y al 664 337 8512.